LM Someco logo

Sisältötyön ulkoistaminen on taitolaji

Ei markkinointia tai sisältötyötä voi ulkoistaa! Tekisin homman itse samassa ajassa kuin briiffaan ja korjaan ulkopuolisen tekemisiä! Edellä väittämiä, joita usein kuulee, kun ottaa markkinointiviestinnän sisältötyön ulkoistamisen puheeksi. Ja uskokaa tai älkää, olen itse asiassa pääosin samaa mieltä. Ja näin sanoo henkilö, joka itse on sekä ulkoistanut viestintää, että toiminut ulkoistettuna viestinnän kumppanina. Miten tässä näin kävi?

On selvä, että yrityksen oma työntekijä pääsee helpommin kiinni – ja syvemmälle – yrityksen substanssiin ja toimintatapoihin. Oma työntekijä saattaa olla motivoituneempi ja sitoutuneempi työhön, ja kehittää roolia itsenäisesti eteenpäin. Uuden henkilöresurssin palkkaamisen yhteydessä kuitenkin vastaan tuppaa tulemaan asioita kuten kustannustehokkuus, säästöt, jaetut resurssit, skaalautuvuus ylös- ja alaspäin sekä entistä laajemmat työkuvat. Yritä siinä sitten huudella, että esimerkiksi sosiaalisen median sisältötyöhön olisi hyvä palkata uusi henkilö. Tällöin huolella valittu, uskollinen ja motivoitunut kumppani on se toiseksi paras vaihtoehto.

Toki viestinnän ja sisältötyön strategiseen sparraukseen ottaisin minäkin ulkopuolisen kumppanin. Tällä varmistaisin oman kuplan puhkeamisen ja saisin käyttööni kaiken sen asiantuntijanäkemyksen, jota kumppani on kerryttänyt muiden organisaatioiden kanssa toimiessaan. Voit tutusta siihen mitä tapahtuu kun strategi tulee taloon lukemalla Maaritin blogitekstin. 

Listasin tähän asioita, jotka minusta, sekä ostajan että palveluntarjoajan roolissa olleena, ovat olennaisia markkinointiviestinnän ulkoistamisen onnistumiseksi. Jos siis olet harkinnut ulkoisen resurssin hankkimista, kannattaa jatkaa lukemista.

1. Mieti tarpeesi ja aseta tavoitteet

Mieti tarkkaan, millaista tekijää ja kumppania olet hakemassa. Mitä odotat kumppanilta ja millaisen osaamisaukon tämän tulisi täyttää? Sinun on paljon helpompi valita itsellesi paras tekijä, jos tiedät mitä olet etsimässä. Konkreettisena vinkkinä kannattaa piirtää kartta omasta osaamisesta, muista mahdollisista kumppaneista ja katsoa sitten minkälaiseen rooliin kumppani tulisi. Kuinka ison osan olet valmis ulkoistamaan ja mitä olet valmis siitä maksamaan? Miltä näyttää, kun vertaat sitä kokoaikaisen työntekijän palkkaan sivukuluineen? Mieti myös käytännön asioita: mikä on omalla kohdallasi paras yhteistyömalli? Säännölliset palaverit, istuminen konttorilla, yhteiset virtuaaliset työskentelytilat vai aina auki oleva kuuma linja?

2. Valitse kuin kollegaa

Suhtaudu kumppanin valintaan vähän kuin työhaastatteluun – olethan kuitenkin etsimässä itsellesi kumppania, eli työparia. Usein valinta keskittyy sopivan kumppanitoimiston valintaan. Ajattele asiaa kuitenkin myös persoonan näkökulmasta: istuuko ehdotettu henkilö tiimiisi, yrityksesi arvoihin ja työskentelytapoihinne? Tapaa hänet ja mieti, millaista yhteistyönne tulisi olemaan. Jos itse hakisin osaajaa kiinnittäisin huomiota siihen, kuinka oma-aloitteinen, vastuuntuntoinen ja motivoitunut ulkoistettuun rooliin tuleva henkilö on. Homma ei toimi, jos uusi tekijä ei tunnu pelaavaan samaan pussiin. Hänen tulisi nähdä asiakasyritys saman veroisena kuin oma työnantajansa: vastuu ja odotukset (mutta myös vapaus ja luottamus) tulisi olla kuten missä tahansa työpaikassa.

3. Ota mukaan ja pidä lähellä

Ulkoistettuun kumppaniin tulisi suhtautua kuin mihin tahansa tiimisi jäseneen. Nykyään organisaatiomallit muuttuvat ja tiimirajat ovat häilyviä. Ei ole kenenkään edun mukaista, että jokaisesta yrityksestä pitäisi löytyä oma AD, copy, projektijohtaja, strategi, mainonnan asiantuntija, sosiaalisen median ekspertti ja hakukoneoptimoija. Kyseiset hommat ovat kuitenkin sellaisia, joita jokaisen modernin organisaation kuitenkin tulisi hallita. Paradoksaalista? Enpä usko. Kyse on ennemminkin siitä, että organisaatiokaaviot tulisi piirtää jatkossa eri tavalla. Ei kannata jakaa organisaatiolle töitä tekeviä tahoja meihin ja muihin. Kyse on kuitenkin (ideaalitilanteessa) samaan pussiin pelaamisesta.

Käytännön tasolla tämä myös tarkoittaa, että informoi, osallista ja jaa organisaatiosi tietoa kumppanille avoimesti. Suhteen tulisi perustua molemminpuoliseen luottamukseen. Tällöin ei ole hyödyksi kenellekään pimittää tietoa, jaella puolivillaisia tehtäväbriiffejä tai odottaa, että ulkoistettu henkilö lukee ajatuksiasi. Ota ulkoistettu työntekijä mukaan tärkeisiin palavereihin, pidä hänen kanssaan viikkopalaveri tarvittaessa vaikka joka viikko sekä huolehdi, että puhelinyhteys toimii kumpaankin suuntaan. Soita, laita sähköpostia tai kutsu käymään aina kun jotain tapahtuu tai jokin tärkeä asia tulee mieleesi.

Jos kumppaneita on monta, suositeltavaa on myös varmistaa, että kaikki istuvat toisinaan saman pöydän ääreen. Parhaimmillaan kumppanit keskustelevat ja tekevät yhteistyötä myös yhdessä ilman, että sinun tarvitsee olla välikätenä.

4. Anna tilaa ja hyödynnä osaaminen

Kuten jo mainitsinkin, menestyksekkään yhteistyön kannalta on suositeltavaa nähdä tilanne tiimisi laajentamisena. Luultavasti et holhoa ja vahdi muitakaan kollegoitasi, niin miksi sitten ulkoistettua kumppania? Tärkeää on, että alussa sovitaan yhteiset pelisäännöt, odotukset ja tavoitteet. Tämän jälkeen kumppani osaa myös hyödyntää omaa asiantuntijuuttaan parhaiten juuri sinun organisaatiosi kannalta. Luultavasti yksi syy sille, miksi olet jotain ulkoistanut on se, että uskot kumppanin tekevän työn paremmin ja tehokkaammin. Tällöin parasta on kertoa tämä kumppanille ja antaa tämän hoitaa asia omalla asiantuntijuudellaan. Mikäli olet valinnut kumppanisi oikein, ei ole epäilystäkään etteikö tämä tulisi oman ammattiylpeytensä varjolla tekemään parhaansa, jotta yhteiset tavoitteet saavutetaan. Tarkastele yhdessä tasaisin väliajoin tuloksia, anna (ja vastaanota) palautetta, ja korjaa mikäli jotain korjattavaa on.

Muista, että ulkoistaminen ei tarkoita sitä, että tiputat työn käsistäsi ja sen jälkeen odottelet tuloksia. Tulokset tehdään, ihan niin kuin missä tahansa tiimissä, yhdessä.

Uusimmat blogikirjoitukset aiheesta