Someco
Tapahtumajärjestäjän some-muistilista
#Insight

Tapahtumajärjestäjän some-muistilista

Sosiaalinen media on erinomainen kanava tapahtumien markkinointiin. Sosiaalisessa mediassa vaikuttamalla ja viestimällä voidaan rakentaa tapahtumalle uudenlaista näkyvyyttä, jonka avulla tapahtuman tunnettavuus kasvaa ja tapahtuma voi tavoittaa aivan uusia yleisöjä. Parhaimmillaan tapahtuman osallistujat käyvät keskustelua tapahtumasta ja viestivät siten osallistumisesta omille verkostoilleen. Kun näin käy, tapahtuman järjestäjä on onnistunut sitouttamaan kävijän ja toisaalta mahdollistamaan keskustelun. Tässä blogikirjoituksessa käyn läpi tapahtumajärjestäjän sosiaalisen median muistilistaa ja pohdin, mitä tapahtumajärjestäjän kannattaa huomioida tapahtuman järjestämisen eri vaiheissa.

Ennen tapahtumaa

Tapahtuman markkinointisuunnitelmaa luotaessa kannattaa luoda siihen integroitu sosiaalisen median suunnitelma, eli heti alkuvaiheessa lähteä miettimään, millaisessa roolissa sosiaalisen median haluaa olevan niin ennen tapahtumaa, sen aikana kuin sen jälkeenkin. Tapahtuman ennakkomarkkinointi kannattaa aina aloittaa ajoissa sosiaalisen median kanavissa. Kun osallistujat tietävät, että tapahtuma on läsnä sosiaalisessa mediassa, kävijästä tuntuu luontaiselta käydä keskustelua tapahtumaan liittyen näissä kanavissa. Tällöin tapahtuma saa verkossa aktiivisista osallistujistaan äänenkannattajiaan.

Kaikkein tärkeintä on valita tapahtumalle oma #aihetunniste eli #hashtag.

Jo käytössä oleviin aihetunnisteisiin voi tutustua tekemällä hakuja etenkin Twitterissä ja Instagramissa, joissa aihetunnisteita eniten käytetään. Nykyisin aihetunnisteet toki toimivat myös Facebookissa ja LinkedInissä. On tärkeää valita tapahtumalle kompakti ja helposti muistettava aihetunniste, jota ei vielä käytetä aktiivisesti eri kanavissa, jottei tapahtuman twiitit kokoava uutisvirta täytykään vahingossa jonkun muun tapahtuman twiiteistä. Aihetunniste kannattaa muistaa lisätä mukaan kaikkiin ennakkomarkkinoinnin materiaaleihin – sähköposteihin, kutsuihin ja julkaisuihin.

Tapahtumajärjestäjän kannattaa miettiä, perustaako tapahtumalle oma Facebook-sivu vai kannattaako erillisen tapahtumasivun sijaan hyödyntää organisaation nykyistä Facebook-sivua ja luoda sen alle Facebook-tapahtuma. Isompien tapahtumien kannattaa toki luoda oma sivunsa ja sen alle vielä erikseen tapahtuma, johon käyttäjät voivat ilmoittautua ja kutsua kavereitaan, tai josta he voivat merkitä olevansa kiinnostuneita.

Sivulla ennakkoon ja tapahtuman aikana julkaistavan sisällön ideointiin ja tuotantoon kannattaa panostaa jo ennakkoon. Esimerkiksi nostot tapahtuman ohjelmasta ja esiintyjistä toimivat hyvin jo ennakkomarkkinoinnissa.

Jos tapahtuman kohderyhmä on aktiivista Twitterin käyttäjäkuntaa, myös Twitter-tili voi olla paikallaan – etenkin jos kyseessä on iso ja monivuotinen tapahtuma, joka haluaa vahvan brändin. Vaihtoehtoisesti ja tapahtuman Twitter-tilin lisänä kannattaa hyödyntää myös tapahtuman järjestävän organisaation omaa Twitter-tiliä, joka hyvissä ajoin ennen tapahtumaa tekee tapahtumaa ja sen #aihetunniste:tta tutuksi. Sama tilanne on myös Instagramin suhteen – jos kohderyhmä löytyy Instagramista, niin tapahtumalle kannattaa toteuttaa oma Instagramin yritystili. Lisäksi tietoa tapahtumasta kannattaa välittää muissa käytössä olevissa sosiaalisen median kanavissa, kuten LinkedIn-sivuilla ja alan ryhmissä. Esimerkiksi tapahtuman nettisivujen, kutsun ja ilmoittautumislinkin jakaminen kannattaa.

Ennen tapahtumaa täytyy tietenkin myös muistaa varautua tapahtumapäivän toimiin: tarvitaanko suoraa videolähetystä ja kuka vastaa tapahtuman suorasta raportoinnista sosiaalisen median kanavissa. Vastuutus ja roolitus on tärkeä sopia ajoissa.

Tapahtuman aikana

Kun tapahtuma alkaa, viestivät niin tapahtumaan osallistuvat henkilöt kuin myös tapahtuman viralliset kanavat tapahtuman etenemisestä. Tapahtumajärjestäjän kannattaa viestiä tapahtuman tunnelmista kuvin, tekstein tai jopa toteuttamalla suoraa lähetystä, mutta lisäksi myös osallistujat kannattaa osallistaa viestintään mukaan. Nykyisin monissa tapahtumissa juontajat kannustavat aktiivisesti twiittaamaan, järjestetään aktiivisimman twiittaajan kilpailua ja aktiivisia twiittaajia jopa palkitaan – hehän ovat tapahtumajärjestäjälle erittäin tärkeitä lähettiläitä. Jotta heidän tehtävänsä on mahdollisimman helppoa, tapahtuman #aihetunniste eli #hashtag kannattaa ilmoittaa hyvissä ajoin ja siitä kannattaa muistuttaa myös itse tapahtumassa ja esimerkiksi sen käsiohjelmassa. Ohjelmassa kannattaa myös kertoa esiintyjien käyttäjätunniste, ja esitysmateriaaleissa kannattaa nostaa käyttäjätunniste ja tapahtuman #aihetunniste esille. Näin twiittaaminen tehdään helpoksi myös huonomuistisille.

Livetwiittaus ja suorat lähetykset ovat mahtavia keinoja tunnelmien suoraan välittämiseen. Kaikkiin tapahtumiin ei voida ottaa loputtomasti osallistujia, joten näillä keinoin tapahtumaa voidaan välittää myös niille, jotka eivät ehtineet tai päässeet paikan päälle. Niin suoraa lähetystä tehtäessä kuin livetwiitattaessa kannattaa myös varautua moderoimaan keskustelua ja kommentteja. Myös tapahtuman tunnelmien ikuistaminen eli valo- ja videokuvaaminen on tärkeää, jotta seuraavalla kerralla tapahtumaa järjestettäessä olisi käytettävissä materiaalia tapahtuman ennakkomarkkinoinnissa.

Tapahtuman jälkeen

Jälkimarkkinointi tapahtuman jälkeen on se osio, joka valitettavan usein unohdetaan. Kun tapahtuma on vihdoin saatu kunnialla toteutettua, huokaistaan syvään ja unohdetaan, että nyt on tärkeä hetki sitouttaa kävijät, saada tärkeää palautetta ja mm. kehitysehdotuksia tuleviin tapahtumiin. Tapahtuman jälkeen kannattaa kiittää osallistujia, jakaa tapahtumasta valokuvia ja videotallenteita. Esiintyjien esitysmateriaalitkin voidaan ladata esimerkiksi Slideshare-palveluun ja jakaa näin osallistujille.

Tapahtuman jälkeen on myös hyvä tehdä koontia verkossa käydyistä keskusteluista, jotta keskustelut ja niiden sisältämät kommentit jäävät järjestäjälle hyvään talteen. Yksi oiva väline tähän on Storify, jonka avulla voi vetää yhteen tietyn #aihetunniste:en ympärillä käydyn keskustelun.

Yhteenveto

Toivottavasti tämä tapahtumamarkkinoinnin eri vaiheissa tehtäviä toimenpiteitä kokoava muistilista auttaa sinua järjestämään entistä paremmin osallistujia aktivoivan ja osallistavan tapahtuman! Mikäli sinulla on vielä vinkkejä, mitä muuta sosiaaliseen mediaan liittyen kannattaisi muistaa tapahtumaa järjestäessä, niin kirjoitathan kommentin.

Blogiartikkeli kirjoitettu alunperin 30.10.2013 ja päivitetty viimeksi 15.8.2017.

15.08.2017
  • Kiitos todella hyvästä artikkelista Minna. Mitä työkalua suosittelisit livestriimin toteuttamiseen? Käytin aiemmin Bambuseria, mutta en ollut tyytyväinen kuvanlaatuun.

    • Minna Valtari

      Kiitos Joni! Bambuser ollut meilläkin käytössä, lisäksi Google+ Hangoutit. Myös YouTubessa on mahdollista toteuttaa live-tapahtuma, se on mielestäni varsin toimiva kokonaisuus!